Secretaría Científica
Secretaría Técnica

En la Secretaría Técnica proporcionamos todo tipo de apoyo técnico y administrativo necesario para la gestión integral de su evento, siendo estas algunas de las tareas principales…

 

  • Determinar y valorar las sedes

  • Creación y diseño de la Página Web del evento

  • Centro de información para asistentes

  • Gestionar las inscripciones y sus cobros, si hubiese

  • Administrar las cuentas del evento

  • Control y entrega de documentaciones en la sede

  • Coordinación con los Patrocinadores

  • Acreditación en Organismos Oficiales del Evento

  • La organización de los Actos Sociales

  • Asesoría al Comité Organizador

Nos encargamos de contactar y coordinar con cada uno de los Ponentes, Moderadores, Conferenciantes, etc., tanto la recepción de sus comunicaciones, así como todo lo inherente a su desplazamiento y fee.

 

  • Coordinación con el Comité Científico

  • Correspondencia con los Conferenciantes e Invitados

  • Gestión individualizada de sus desplazamientos a la sede

  • Recepción, control y clasificación de ponencias para su publicación

  • Recepción y tramitación de Posters

  • Aviso a expositores de fecha y hora de su presentación

  • Pagos a Ponentes de su asignación si correspondiese

 

La contratación, coordinación y gestión de los Medios Audiovisuales para el evento es un aspecto a tener muy en cuenta dado que es la base del éxito en la comunicación entre los Ponentes y los Participantes del Evento.

 

  • Realizar un estudio de medios a utilizar en cada una de las salas.

  • Establecer los equipos correctos a utilizar en cuestión de pantallas, vídeos, sonido, traducción simultánea, etc.

  • Contratación de técnicos profesionales

  • Grabación en vídeo y audio de las sesiones de trabajo

  • Establecer una Secretaria de Medios Audiovisuales en la sede para la recepción y visualización final de las presentaciones 

  • Control de los derechos de autor de las comunicaciones

  • Entrega al Comité Organizador de la copia final de las presentaciones

 

 

En determinados casos, la organización de una Exposición Comercial donde diferentes firmas patrocinadoras puedan establecer contactos con los asistentes, proporciona al evento un aliciente adicional de gran interés profesional. Para este fin es importante tener en cuenta los siguientes aspectos.

 

  • Determinar el espacio idóneo para realizar la Exposición

  • Elaborar planos y mapas con la localización de los stands

  • Crear un Dossier del Expositor con toda la información relativa a la exposición (Contrato y datos técnicos)

  • Contactar con las empresas expositoras para confirmar su participación y necesidades de mobiliario

  • Coordinar la instalación y montaje de los stands y medios técnicos en la sede

  • Gestionar los cobros de los expositores y facturar

  • Encuestas de satisfacción con las firmas participantes

 

 

Medios Audiovisuales
Exposición Comercial

Organización de Eventos (Congresos, Convenciones, Incentivos, etc.)

 

Una larga esperiencia en la Organización de grandes eventos (Congresos, Convenciones, Incentivos, Presentación de Productos, etc.), nos permiten ofrecerle las mejores posibilidades de éxito. Grandes profesionales a su servicio que le asesorarán de las mejores opciones.

 

Nuevas Tecnológías
DJ para fiestas

Sin las Nuevas Tecnologías actualmente sería prácticamente imposible llevar a cabo un Evento de cualquier tipo. Son los propios participantes los que demandan un acceso a la información del evento rápida y funcional.

 

  • Diseño de Paginas web con información actualizada del Evento

  • Conexión a Chats (Facebook, Twiter, Google, Istagram, You Tube)

  • Registro online en el Evento y cobros por pasarelas seguras

  • Envío de confirmaciones por mail, SMS, Código Bidi, etc.

  • Ingreso de Ponencias por la Web del Evento

  • Aplicaciones para móviles con información interactiva

  • Controles de acceso mediante radiofrecuencia o reconocimiento facial de los asistentes (Gestión posterior de estadística)

  • Videoconferencia y transmisión en streaming

  • Realidad Aumentada y Mapping

  • Redes WiFi privadas en la sede

  • Pantallas y paneles publicitarios con tecnología Led

En ocasiones el Evento se cierra con una fiesta final (Cena de Clausura, Discoteca, etc.) que dejará un recuerdo imborrable entre todos los asistentes.

Para ello, contar con un gran animador que entienda la idiosincrasia de los participantes y consiga crear un ambiente discernido y cordial y a la vez aporte en un recuerdo final imborrable hará que suba la valoración final de los participantes.

 

  • Selección de la música acorde al tipo de asistentes

  • Diseñar mediante iluminación un ambiente agradable

  • Equipo de música profesional

  • Experiencia en eventos de todo tipo

  • Selección de música acorde a cada evento